Volltextsuche über gescannte Schriftstücke

22. März 2010 by  
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Dokumentenmangement mit integriertem OCR-Modul

Ein integriertes OCR-Modul hilft Ihnen, bei der Verwendung einer Dokumentenmanagement Software auch bisher nur in Papierform erhältliche Dokumente zu digitalisieren und leichter auffindbar zu machen.

Durch das Einfügen Ihrer gescannten Dokumente in das  Dokumentenmanagement System wird ein Prozess im Hintergrund angestossen, der das Dokument mit einer OCR Software analysiert und die Textversion mit einer eingebauten Suchmaschine indiziert.

Dabei kommt eine Volltext-Indizierung zur Verwendung. Sie brauchen die Dokumente nicht mehr mühevoll beschlagworten, denn dies passiert völlig automatisch.

Es ist nun einerlei, was Sie alles in Ihre elektronische Bibliothek aufnehmen: Geschäftsbriefe, Angebote, Broschüren, etc. All das kann durch diese Technologie optimal gespeichert und archiviert werden.

Hilfe bei der Einführung von Dokumentenmanagement Lösungen

Die Profit Consult Europe Ltd. ist spezialisiert auf die Umsetzung von professionellen Webanwendungen.  Einen Hauptbereich stellen dabei Dokumentenmanagement Systeme dar. Hierbei wird besonders lizenzfreier Software angewendet.Dadurch können wir unsere Kundenwünsche rasch und kostengünstig umsetzen.

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Interessiert an einer individuellen Dokumentenmanagementlösung? Wir beraten Sie gerne!

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Betriebsanleitung

4. März 2010 by  
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Betriebsanleitung neu: die Loseblattsammlung hat ausgedient

Betriebsanleitungen finden Sie heutzutage hauptsächlich verstaubt in irgendwelchen Ordner oder Loseblattsammlungen, die im Unternehmen kaum jemand kennt. Dabei wird viel Geld in das Thema Betriebsanleitungen und Betriebshandbücher gesteckt:

Die Erstellung der Dokumente ist mühsam und zeitintensiv. Die größte Schwierigkeit ist dabei, die Anwendung eines Computerprogramms oder einer Anlage durch Bild und Text zu veranschaulichen. Denn meistens ist der Ersteller der Dokumentation ein Experte im Bereich Software, aber kein erfahrener Trainer. Informationsverlust ist vorprogrammiert, und beide sind mit ihrem Job unzufrieden: für den Programmierer ist es ein lästiges “Anhängsel” an seinen sonst sehr spannenden Programmierer-Job, für den Anwender ist die Betreibsanleitung unlesbar weil ob der vielen Fachausdrücke nur schwer verständlich.

Der wesentliche Nachteil von Bildern und Screenshots bei Betriebshandbüchern ist, dass sie nur jeweils eine Momentaufnahme der Situation widergeben können, nicht aber den gesamten Ablauf übersichtlich vorzeigen.

Um Systeme, wie z.B. Computerprogramme, aber effizient nutzen zu können, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter schnellen und einfachen Zugriff auf Anleitungen dieser Systeme erhalten. Dies kann

Online Betriebsanleitungen als praktikable Alternative

Online-Lernplattformen und Dokumentenmanagement Lösungen bieten eine hervorragende Alternative zum klassischen Betriebshandbuch in der Loseblattsammlung.

In solchen Systemen ist es sehr einfach, z.B. ein kleines Video einzubinden, das die genaue Anwendung der Software oder Anlage beschreibt.

Unsere Erfahrung hat uns gezeigt, dass die Erstelltung eines Videos für Anwenderschulungen preislich die Erstellung eines Handbuchs nicht übersteigt, aber der Nutzen für die Anwender enorm ist, da diese sofort sehen können, wie das Programm im Ablauf zu bedienen ist.

Dies erleichtert vor allem die Einschulung eines neuen Mitarbeiters. Denn ein Online-Schulungsvideo kann zu jeder Zeit angesehen werden, eine Terminvereinbarung, Trainer- und Schulungsraumreservierung ist nicht nötig und der Mitarbeiter ist die Technologie von seiner alltäglichen Internet-Nutzung (“Youtube”) bereits gewohnt.

Kosten für die Erstellung einer Online Betriebsanleitung

Für die Erstellung einer Online-Betriebsanleitung ist keine teure Ausrüstung erforderlich, wie Sie vielleicht denken. Es reicht ein gutes Headset, welches Sie auch zur Internet-Telefonie verwenden, und eine geeignete Software.

Dann sollten Sie einen erfahrenen Trainer engagieren, der mit der Vermittlung von IT-Fachwissen an Laien vertraut ist. Es hat sich gezeigt, dass es wenig förderlich ist, wenn der Programmierer / Ersteller der Software auch die Schulung vornimmt.

Wir empfehlen folgende Strategie:

  • Lassen Sie im ersten Schritt den Trainer von Ihrem Entwickler in allen Belangen der Software einschulen.
  • Der Trainer erstellt dann die Schulungs- und Betriebsanleitungs-Videos nach didaktischen Kriterien.

Somit ist ein größtmöglicher Nutzen für alle Beteiligten sichergestellt.

Unsere Unterstützung

Benötigen Sie in einem dieser Schritte eine Hilfe? Wir stellen Ihnen gerne erfahrene IT-Trainer und Dokumentatoren für Ihr Betriebshandbuch zur Verfügung. Fordern Sie jetzt einen Rückruf an.

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